Wat hoort wel en wat hoort niet in professionele notulen?

Een van de meest gestelde vragen over notuleren is: wat moet je nu eigenlijk vastleggen? Veel mensen denken dat professionele notulen zo volledig mogelijk moeten zijn. In werkelijkheid draait goed notuleren juist om selecteren. Niet alles wat gezegd wordt, hoort in de notulen thuis.

Professionele notulen hebben als doel om duidelijkheid te bieden over besluitvorming en vervolgacties. Dat vraagt om het maken van bewuste keuzes tijdens het vastleggen van het overleg.

Wat hoort wel in professionele notulen?

In professionele notulen worden vooral de elementen vastgelegd die relevant zijn voor het vervolg. Denk hierbij aan:

genomen besluiten en conclusies
actiepunten met naam en deadline
belangrijke overwegingen die tot een besluit hebben geleid

Deze informatie vormt de kern van het verslag en maakt de notulen direct bruikbaar.

Wat hoort niet in professionele notulen?

Niet elke discussie of opmerking draagt bij aan het doel van de notulen. Zaken die meestal niet worden opgenomen zijn:

persoonlijke meningen zonder besluit
herhalingen en zijgesprekken
emoties of informele opmerkingen

Door deze elementen weg te laten, blijven notulen helder en professioneel.

De rol van de professionele notulist

Het bepalen wat wel en niet wordt vastgelegd, vraagt ervaring en inzicht. Een professionele notulist herkent wanneer een discussie relevant is voor de besluitvorming en wanneer niet. Bovendien zorgt onafhankelijkheid ervoor dat informatie neutraal en zorgvuldig wordt geformuleerd.

Dit onderscheidende vermogen is precies wat het verschil maakt tussen aantekeningen en echte professionele notulen.