Tijdens een vergadering van de medezeggenschapsraad (MR) worden belangrijke onderwerpen besproken. Denk aan het schoolbeleid, de begroting, personele ontwikkelingen, veiligheid of veranderingen binnen de organisatie. Om achteraf goede notulen te kunnen maken, kan het handig zijn om zo’n vergadering op te nemen. Maar mag een MR-vergadering worden opgenomen?
De Wet medezeggenschap op scholen (WMS) bevat geen algemene regel die het maken van een geluidsopname van een MR-vergadering verbiedt of automatisch toestaat. Wel krijgt u bij het opnemen te maken met privacy, vertrouwelijkheid en de afspraken binnen de school en de MR. Het is daarom verstandig om niet zomaar op de opnameknop te drukken, maar vooraf duidelijke afspraken te maken.
Een MR-vergadering kan inhoudelijk behoorlijk complex zijn. Verschillende onderwerpen volgen elkaar op en bij belangrijke kwesties kunnen uitgebreide discussies ontstaan. Tegelijkertijd moeten besluiten, afspraken en actiepunten zorgvuldig worden vastgelegd.
Een opname kan de notulist helpen om achteraf te controleren wat precies is besproken. Was een bepaalde formulering een voorstel of daadwerkelijk een besluit, wie zou een actie uitvoeren en welke belangrijke argumenten werden bij een advies- of instemmingsvraag naar voren gebracht?
De opname fungeert in dat geval uitsluitend als hulpmiddel bij het maken van de notulen. Het uiteindelijke doel is niet om een volledig geluidsarchief van alle MR-vergaderingen op te bouwen, maar om tot betrouwbare verslaglegging te komen.
Voor de werkwijze van een medezeggenschapsraad is het medezeggenschapsreglement belangrijk. Daarin staan afspraken over de manier waarop de MR functioneert en in welke situaties vertrouwelijkheid of beslotenheid aan de orde is.
MR-vergaderingen zijn in beginsel openbaar voor de achterban, maar dat betekent niet dat alles wat tijdens iedere vergadering wordt besproken zonder meer openbaar is. Een vergadering of een gedeelte daarvan kan bijvoorbeeld besloten plaatsvinden wanneer gevoelige informatie aan de orde komt. Controleer daarom voordat u een vergadering opneemt altijd het medezeggenschapsreglement en eventuele aanvullende afspraken binnen de onderwijsinstelling.
Een geluidsopname waarop deelnemers herkenbaar te horen zijn, bevat persoonsgegevens. Daardoor krijgt een onderwijsinstelling of MR bij het opnemen en bewaren van vergaderingen te maken met de regels rondom privacy. Dat betekent onder meer dat duidelijk moet zijn waarom de opname wordt gemaakt en op welke grondslag persoonsgegevens worden verwerkt.
Ook moet worden nagedacht over wie toegang krijgt tot de opname, hoe deze wordt beveiligd en hoe lang deze wordt bewaard. Het is daarom verstandig om deelnemers vooraf duidelijk te informeren over de opname en het doel ervan. Wanneer de opname uitsluitend wordt gebruikt voor het uitwerken en controleren van de notulen, moet dat ook duidelijk zijn.
Juist bij een MR kunnen onderwerpen op tafel komen die niet voor iedereen bestemd zijn. Denk bijvoorbeeld aan voorgenomen organisatorische veranderingen of situaties waarbij de belangen van individuele medewerkers, ouders of leerlingen een rol spelen.
Bij dergelijke onderwerpen is extra voorzichtigheid met een opname noodzakelijk. Een audiobestand bevat immers veel meer informatie dan uiteindelijke notulen. Ook opmerkingen die uiteindelijk niet relevant blijken voor het verslag, staan volledig op de opname.
Wanneer een vergadering geheel of gedeeltelijk besloten plaatsvindt, is het daarom belangrijk om opnieuw te beoordelen of opnemen noodzakelijk en wenselijk is. Ook moet duidelijk zijn wie de opname mag beluisteren en hoe deze wordt opgeslagen.
Een belangrijk uitgangspunt bij persoonsgegevens is dat deze niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Wanneer een opname alleen wordt gemaakt om de notulen uit te werken, ligt het daarom voor de hand om de opname te verwijderen zodra deze functie niet meer nodig is. Dat kan bijvoorbeeld zijn nadat de notulen zijn uitgewerkt, gecontroleerd en definitief vastgesteld.
Het is verstandig om hierover vooraf een vaste werkwijze af te spreken. Daarmee voorkomt u dat opnames jarenlang op persoonlijke laptops, telefoons of gedeelde schijven blijven staan terwijl niemand meer weet waarom ze nog worden bewaard. De definitieve notulen zijn iets anders. Die kunnen juist belangrijk zijn als naslagwerk en voor het schriftelijk verslag dat de MR van zijn werkzaamheden moet doen.
Een geluidsopname is geen vervanging voor goede notulen. Een MR-lid dat een half jaar later wil terugzoeken wat over een bepaald onderwerp is besloten, heeft weinig aan een opname van twee uur. Professionele notulen brengen structuur aan. Ze maken duidelijk welke onderwerpen zijn besproken, welke relevante argumenten naar voren zijn gebracht, welke besluiten zijn genomen en welke acties daaruit voortkomen.
Vooral bij advies- en instemmingstrajecten kan die zorgvuldige verslaglegging belangrijk zijn. De notulen maken later inzichtelijk wat tijdens het overleg aan de orde is geweest, zonder dat iemand daarvoor de volledige vergadering opnieuw hoeft te beluisteren.
Binnen een MR wordt de taak van notulist regelmatig bij een van de leden of een medewerker van de school neergelegd. Dat heeft een nadeel: iemand die actief aan de discussie deelneemt, moet tegelijkertijd proberen diezelfde discussie objectief vast te leggen.
Een externe notulist kan zich volledig concentreren op de vergadering. De belangrijkste argumenten worden neutraal samengevat, besluiten worden helder geformuleerd en actiepunten worden duidelijk vastgelegd.
Wanneer met een opname wordt gewerkt, kan deze als extra controlemiddel worden gebruikt bij het uitwerken van de notulen. Zo hoeft de opname niet het eindproduct te zijn, maar ondersteunt deze juist een zorgvuldig en leesbaar verslag.
Een MR-vergadering opnemen kan mogelijk zijn, maar doe dit niet zonder duidelijke afspraken. Controleer het medezeggenschapsreglement, bepaal vooraf waarom de opname nodig is, informeer de deelnemers en zorg voor een veilige verwerking en passende bewaartermijn. Bij vertrouwelijke of besloten onderwerpen is extra zorgvuldigheid noodzakelijk.
Voor de meeste medezeggenschapsraden blijft de opname bovendien slechts een hulpmiddel. Uiteindelijk zijn het de professionele notulen die ervoor zorgen dat leden snel kunnen terugvinden wat is besproken, besloten en afgesproken.
Wilt u uw MR- of GMR-vergaderingen professioneel laten vastleggen? Het Notuleercentrum ondersteunt medezeggenschapsraden met ervaren notulisten die complexe en vertrouwelijke overleggen zorgvuldig, onafhankelijk en overzichtelijk vastleggen. Neem hier contact met ons op.
