Een vergadering van de ondernemingsraad (OR) bevat vaak vertrouwelijke informatie. Er worden onderwerpen besproken die betrekking hebben op medewerkers, reorganisaties, arbeidsvoorwaarden of strategische keuzes van de organisatie. Het is dan ook niet vreemd dat regelmatig de vraag wordt gesteld: mag een OR-vergadering worden opgenomen?
Het korte antwoord is ja, dat mag in veel gevallen, maar alleen onder bepaalde voorwaarden. Er zijn namelijk belangrijke afspraken nodig over toestemming, privacy en het gebruik van de opname. In deze blog leggen we uit waar u rekening mee moet houden, welke regels gelden en waarom steeds meer ondernemingsraden kiezen voor een professionele notulist in plaats van zelf opnames te maken.
Er bestaat geen algemene wettelijke regel die het opnemen van een OR-vergadering verbiedt. Een opname is dus mogelijk, mits dit zorgvuldig gebeurt en alle betrokkenen hiervan op de hoogte zijn.
In de praktijk is het verstandig om vooraf toestemming te vragen aan alle aanwezigen. Dat voorkomt onduidelijkheid en draagt bij aan een open en veilige vergadersfeer. Bovendien weten deelnemers dan waarvoor de opname wordt gebruikt en hoe lang deze wordt bewaard.
Wordt de vergadering opgenomen om notulen uit te werken? Communiceer dit dan vooraf duidelijk en leg vast wie toegang heeft tot de opname en wanneer deze wordt verwijderd.
Veel ondernemingsraden gebruiken een opname uitsluitend als hulpmiddel bij het maken van de notulen. Tijdens een overleg worden vaak veel onderwerpen besproken en volgen besluiten elkaar snel op. Een opname helpt om achteraf te controleren of afspraken correct zijn vastgelegd.
Dat betekent overigens niet dat de opname zelf het eindproduct is. De meeste OR-leden hebben geen behoefte aan een urenlange geluidsopname of een volledig uitgeschreven transcript. Zij willen vooral beschikken over heldere notulen waarin besluiten, actiepunten en afspraken overzichtelijk zijn weergegeven.
De opname is dus een hulpmiddel om de kwaliteit van de verslaglegging te verhogen, niet het uiteindelijke doel.
Bij het opnemen van een OR-vergadering speelt privacy een belangrijke rol. Omdat tijdens een overleg persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie aan bod kunnen komen, is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing.
Dat betekent onder andere dat vooraf duidelijk moet zijn:
Door hierover vooraf afspraken te maken, voorkomt u misverstanden en voldoet u aan de privacyregels.
Naast de AVG speelt ook de vertrouwelijkheid van OR-vergaderingen een belangrijke rol. Op grond van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) kunnen OR-leden te maken krijgen met een geheimhoudingsplicht. Dat geldt bijvoorbeeld wanneer de bestuurder vertrouwelijke informatie deelt over reorganisaties, financiële ontwikkelingen of strategische plannen.
Juist daarom is het belangrijk dat opnames zorgvuldig worden behandeld. Een opname mag niet onbeperkt worden gedeeld of langer worden bewaard dan noodzakelijk. Ook is het verstandig om af te spreken wie verantwoordelijk is voor het beheren en verwijderen van de bestanden.
Soms denken ondernemingsraden dat een volledige transcriptie de beste manier is om een vergadering vast te leggen. In de praktijk blijkt dat zelden nodig.
Een transcriptie bevat vrijwel alles wat tijdens de vergadering wordt gezegd. Daardoor ontstaat al snel een document van tientallen pagina’s. Voor de meeste OR-vergaderingen is dat niet praktisch. OR-leden willen vooral snel kunnen terugvinden welke besluiten zijn genomen, welke afspraken zijn gemaakt en wie verantwoordelijk is voor de opvolging.
Professionele notulen sluiten daarom meestal veel beter aan bij de behoefte van een ondernemingsraad.
Een externe notulist biedt verschillende voordelen. Allereerst kan iedereen tijdens de vergadering volledig deelnemen aan het gesprek. Niemand hoeft tegelijkertijd te luisteren, mee te praten én uitgebreide aantekeningen te maken.
Daarnaast zorgt een professionele notulist voor een objectief verslag. Discussies worden samengevat, besluiten helder geformuleerd en actiepunten overzichtelijk weergegeven. Hierdoor ontstaat een verslag dat prettig leesbaar is en eenvoudig als naslagwerk kan worden gebruikt.
Wanneer de vergadering wordt opgenomen, gebruikt de notulist de opname uitsluitend als ondersteuning bij het uitwerken van de notulen. Na afronding van het verslag kan de opname volgens de gemaakte afspraken worden verwijderd.
Een professionele notulist maakt juist de afweging welke informatie relevant is en zorgt voor een zorgvuldig, neutraal en goed leesbaar verslag.
Wilt u zeker weten dat uw OR-vergadering zorgvuldig wordt vastgelegd, met oog voor vertrouwelijkheid en privacy?
Het Notuleercentrum ondersteunt ondernemingsraden met ervaren, onafhankelijke notulisten die vertrouwd zijn met de Wet op de ondernemingsraden (WOR), de AVG en de vertrouwelijkheid van OR-overleggen. Neem vrijblijvend contact met ons op of vraag direct een offerte aan. Wij adviseren u graag over de beste manier om uw OR-vergadering professioneel te laten vastleggen.
