Welke soorten notulen zijn er: een complete gids

Notulen die zijn afgestemd op uw wensen en doelen

Bij Het Notuleercentrum kunt u terecht voor verschillende soorten notulen. Ze lopen – al naar gelang hun uitgebreidheid – uiteen van beknopt tot letterlijk. Verder kunnen de notulen op onderwerp of op spreker zijn.

De juiste soort notulen kiezen

De keuze van de soort notulen hangt samen met de volgende factoren:

• Het notuleerdoel: welke functie hebben de notulen en voor wie worden er notulen gemaakt?
  • Zijn ze op de eerste plaats een eigen leidraad en controle voor acties?
  • Worden ze primair gemaakt voor de deelnemers zelf om verstrekte informatie, verklaringen, standpunten en afspraken vast te leggen?
  • Dienen ze vooral om afwezigen te informeren?
  • Of vormen de notulen een hulpmiddel voor verantwoording achteraf?
• Het vergaderdoel: waarom wordt er vergaderd en waarom staat een bepaald punt op de agenda?
  • Informatie geven / uitwisselen.
  • Ideeën ontwikkelen / brainstormen.
  • Discussiëren / mening vormen.
  • Beslissing nemen.
  • Activiteiten plannen / taken verdelen.
• De sfeer en het karakter van de bijeenkomst: bij stevige meningsverschillen of partijen die in de vergadering lijnrecht tegenover elkaar staan, is het relevant om te notuleren wie wat zegt. Dan wordt het dus een verslag op spreker. Om alle meningen en standpunten goed in de notulen weer te kunnen geven, bijvoorbeeld tijdens een hoorzitting, is bovendien een uitgebreid of misschien zelfs een woordelijk verslag nodig.
• Opgelegde beperkingen van buitenaf: voor sommige notuleervormen is een geluidsopname vereist. Het is echter niet overal toegestaan om opnamen te maken. Daarom is het bijvoorbeeld heel lastig om in een rechtszaal letterlijk of woordelijk te notuleren. In zulke situaties kan Het Notuleercentrum zorgen voor stenografen of veyboarders.
• Formele eisen: soms kunnen er, bijvoorbeeld in statuten of reglementen, formele eisen worden gesteld aan de notulen. Zo kan bij het notuleren van gemeenteraadsvergaderingen, op grond van het reglement van orde van bepaalde gemeenten, worden vereist dat de notulen onder andere “een sprekersverslag moeten bevatten met vermelding van de namen van de aanwezigen die het woord voerden”.
• Verwachtingen van de deelnemers zelf: wat voor type notulen zijn ze gewend? Persoonlijke voorkeuren lopen nogal uiteen: de één wil het liefst zo kort mogelijke notulen, de ander wil na afloop alles wat gezegd is kunnen teruglezen in de notulen. Bij meningsverschillen hierover, kan men zich laten leiden door de notuleerdoelen.

Onderstaand overzicht laat zien welke soorten notulen Het Notuleercentrum standaard biedt. In overleg kan onze notuleerservice daarvan afwijken en notulen op maat aanbieden. Soms willen klanten bijvoorbeeld dat we de bijeenkomst beknopt notuleren, maar één bepaald agendapunt wel uitgebreid weergeven in de notulen.

Notuleren op onderwerp

Als we op onderwerp notuleren, maken we thematische notulen. Namen worden daarbij slechts incidenteel in de notulen vermeld; alleen wanneer het echt relevant is voor de verslaglegging. Wat besproken is, wordt door de notulist per agendapunt samengevat op onderwerp. Die samenvatting kan beknopt of uitgebreid zijn. 

Beknopt verslag op onderwerp

De notulist maakt een beknopte samenvatting per agendapunt en vermeldt, op een correcte en zakelijke manier, de belangrijkste punten die zijn besproken. Een lengte is doorgaans 1,5 – 2 pagina’s per uur vergaderen. Namen van sprekers worden doorgaans niet genoemd. 

Deze notulen zijn niet chronologisch: de notulist houdt de volgorde van de agendapunten aan, en niet de volgorde waarin deze punten tijdens de vergadering zijn behandeld.

Vooral gebruikt bij: voortgangsoverleg van projectteams, algemene besprekingen zoals overleg van een managementteam, stafoverleg en werkoverleg.

Uitgebreid verslag op onderwerp

De notulist maakt een uitgebreide samenvatting per agendapunt en vermeldt, op een correcte en zakelijke manier, de belangrijkste punten die zijn besproken. Daarbij worden ook de belangrijkste stellingen, meningen en argumenten over de onderwerpen weergegeven. Namen van sprekers worden doorgaans niet genoemd. 

Deze notulen zijn niet chronologisch: de notulist houdt de volgorde van de agendapunten aan, en niet de volgorde waarin deze punten tijdens de vergadering zijn behandeld.

Vooral gebruikt bij: stuurgroepvergaderingen, bestuursvergaderingen, klankbordgroepen.

Notuleren op spreker

Bij het notuleren op spreker, wordt de naam van de persoon of de partij die aan het woord is uitdrukkelijk in de notulen vermeld. Als we op spreker notuleren, houden we grotendeels de chronologie aan van wat er gezegd is. Argumenten en standpunten van de sprekers worden, al naar gelang het soort notulen, beknopt of uitgebreid beschreven.

Beknopt verslag op spreker

De notulist maakt een beknopte samenvatting van de standpunten per spreker of sprekende partij. Daarbij gaat het om de hoofdlijnen. De notulen gaan niet uitgebreid in op het verloop van de discussie. De lengte is doorgaans 1,5 – 2 pagina’s per uur vergaderen.

Een verslag op spreker staat in de indirecte rede, dus: De OR is van mening op dat …. De directie merkt op dat ….  Deze notulen zijn overwegend chronologisch.

Vooral gebruikt bij: debatten, workshops en symposia.

Uitgebreid verslag op spreker

De notulist maakt een uitgebreide samenvatting per spreker of sprekende partij. De notulist vermeldt op een correcte en zakelijke manier, de standpunten van de desbetreffende persoon of partij. De discussie wordt op de voet gevolgd en chronologisch weergegeven zodat vastligt welke spreker welke argumenten en standpunten wanneer naar voren heeft gebracht.

Een verslag op spreker staat in de indirecte rede. Dus: De heer Janssen merkt op dat …. Mevrouw De Vries antwoordt dat …. 
Deze notulen zijn chronologisch.

Vooral gebruikt bij: hoorzittingen, fusiebesprekingen, cao-onderhandelingen, commissievergaderingen en gemeenteraadsvergaderingen.

Woordelijk of letterlijk notuleren

Woordelijk of letterlijk notuleren betekent dat we alles wat er wordt gezegd in de bespreking opnemen in de notulen. Bij woordelijk notuleren wordt gezorgd voor goed lopende zinnen en is de tekst in correct Nederlands. Bij letterlijk notuleren worden ook versprekingen, stotterwoorden en half afgemaakte zinnen genoteerd.

Woordelijk verslag

Bij het woordelijk notuleren maken we een integraal verslag: de inhoud van de bespreking wordt vrijwel volledig, en zoveel mogelijk in de stijl van de spreker, weergegeven in de notulen. Spreektaal en foute zinsconstructies worden echter omgezet naar een prettig leesbare en correcte tekst, waarbij versprekingen en stotterwoorden uit de notulen worden weggelaten.

Een woordelijk verslag is altijd chronologisch en op spreker.
Vooral gebruikt bij: de Eerste en Tweede Kamer, interviews, dictaten en lezingen.

Letterlijk verslag

Bij een letterlijk verslag wordt de spreektaal zonder enige correctie uitgetypt. Deze notulen zijn dus taalkundig niet correct. Ze bevatten doorgaans fouten in woordkeuze en zinsbouw. Over het algemeen zijn zulke notulen niet prettig leesbaar. In een letterlijk verslag wil men echter alles kunnen nalezen wat er is gezegd.
Een letterlijk verslag is altijd chronologisch en op spreker.

Vooral gebruikt bij: telefoongesprekken, getuigenverhoren en andere (juridische) gesprekken waarbij het gaat om waarheidsvinding.

Voor een uitgewerkt voorbeeld zie de uitgebreide vergelijking tussen een woordelijk en een letterlijk verslag.

Welk type notulen past bij jouw organisatie?

Bij Het Notuleercentrum helpen wij dagelijks bedrijven, overheden en organisaties met professionele, correcte en helder opgebouwde notulen die aansluiten op hun doel en werkwijze. Dankzij onze ervaring en specialistische kennis zorgen we voor structuur, duidelijkheid en betrouwbare verslaglegging.